お客様インタビュー第二弾は、Google Appsを導入されてからもうすぐ1年となる杉本総合会計様。

若手社員によるGoogle推進チームを中心に、すぐに社内浸透をされたその秘訣をお伺いしました。

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Q:まずはGoogle Appsを導入していただいて、率直な実感としてはいかがでしょうか?

A:導入してから無駄なやり取りが減り、楽しいやりとりが増えました。

スケジュール調整などのやり取りが激減し、その代わりに社内の研修や飲み会などの

楽しいスケジュール調整が増えました!

 

Q:素晴らしいですね!では、GoogleAppsの細かいアプリについてお聞きします。

最初に、これによって大きく変わった!というアプリはなんでしょうか?

A:Googleカレンダーが一番良かったです!

それまでは社内のホワイトボードを使って一週間分の予定を共有していましたが、

過去や未来の予定が全然わからなかったんです。

また、各個人は手帳でのスケジュール管理でしたので、3人以上になると予定調整に時間がかかり、

とにかく不便に感じていました。

 

Googleカレンダーは、他の人のスケジュールも簡単に見れるので、複数人の予定も立てやすくなりました。

お客様からも「デジタルでスケジュール管理なんて、かっこいいね!」と言われることもあります。

また、電話がかかってきたときに、その担当者が居ない場合でもお客様に対して、

「◯◯は今どこに行っていて何時頃に帰社予定」ということをきちっと伝えられるようになったので、

とても良いと思います。

 

スケジュールが他の人からも確認される分、

来社のお客様の場合は「来 A様」、訪問するときは「訪 B様」のように、

社内の誰が見てもわかるような書き方を社内ルールとして決めています。

 

Q:Googleカレンダー以外にも使われているアプリはありますか?

A:社内のやりとりはハングアウトを使っています。

外出先でも簡単にやりとりができるのがいいですね。

 

先ほども言いましたが、電話がかかってきたとき、

その担当者が外出している場合にハングアウトのチャットでお客様から電話があったことを伝えています。

以前でしたら、メールでの報告は一手間ですし、

電話での報告はそもそも繋がらない場合などがあったのですが、

ハングアウトだと手軽に連絡が取り合えるようになり、だいぶスムーズになりました。

 

また、Gmailも大活躍しています。

今までは会社に戻らないとメールが見れなかったのですが、

Gmailのおかげで外出先でも確認できますし、社内に送られてきたFAXも見られる設定にしているので、

非常にオススメのアプリです。

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Q:Google Appsを導入されるときに、問題なく社内浸透できましたか?

A:やはり最初は、少し苦労しました。

Google Appsの操作や使い方というよりは、「カレンダーのタイトルはどういうふうに書くか」

「電話、メール、ハングアウトの使い分けはどうするか」など、

社内ルールの作成の段階が大変でしたね。

しかし、逆に言うと社内ルールさえしっかり浸透すれば、比較的スムーズに使用出来始めました。

しっかりと社内へ浸透させるためには、まず使いはじめるアプリの数を絞って使ったほうが

浸透しやすいと思いました。

 

Q:では、Google Appsを導入したことによって生まれた課題や問題はありますか?

A:Googleカレンダーを使っていて便利なことの方が多いのですが、

まだ一本化できず、紙の手帳と併用しています。

Googleカレンダーへ一本化したいけど、お客様の手前、スマホを取り出せない時があるので、

そこはどうしようかと悩んでいます。

Googleカレンダーと手帳、両方を照らしあわせて書き込む作業が必要となるのですが、

たまに抜け落ちることもあり、どうにかしないといけないとは思っています。

 

また、社内でのやりとりはGoogle Appsのおかげでデジタル化が進み始めていますが、

社外とのデータのやりとりがUSBなどまだまだアナログなので、これも今後の課題ですね。

 

今後の課題への取り組みとしては、「事務所内アーカイブ」などを作って、

過去の顧問先様とのやりとりや、税務に関するQ&A などをどんどんアップしていきます。

それを顧問先様への訪問時にでもアクセスできるようになれば、

「事務所に戻ってから調べて連絡させていただきます。」

といった回答が減り、スピーディーにお伝えできるようになり、

お互い迅速に仕事ができるようになると思います。

 

色々と課題はありますが、スケジュールの問題や社内の連絡ツールがバラバラだったりした

1年前の課題は、Google Appsですべて解決しました。

今では、Google Appsが無かった時のことが考えられません。

ですので、前向きに次の活用へのステップへ進みたいと思います!

 

杉本総合会計様 公式ホームページ

http://www.sugi-kaikei.com/pc/