お客様インタビュー第3弾は、2014年5月からGoogle Apps for Nonprofits を導入されたさざなみ学園様。

社会福祉法人のなかでも先進的なGoogle活用をされており、注目が集まっています。

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Q : まずは、Google Apps導入のきっかけを教えてください。

A : 複数人でのデータの編集や情報共有に大変困っていました。

例えば、誰かが他で開いていたら「読み取り専用」と表示され、編集ができなかったり、

データの受け渡し毎にファイルが増えたり、最新版がわからなかったり・・・

社会福祉法人専用のソフトなどを調べましたがコストが高く、またセキュリティに関しても不安がありました。

社福は全体的にITに関しては遅れているところも多い反面、IT予算はなかなか取れないのが実情です。

そんなときに、セキュリティも高く、また費用も少なくできる、

NPOや社福向けのGoogle Apps for Nonprofitsの存在を知り、導入することにしました。

(※Nonprofitsは月々にかかるアカウント費用が0円)

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Q : では、導入後に一番よかった機能はなんですか?

A : やはり、今までのWordやExcelでは出来なかった、複数人での共同編集機能ですね。

例えば、学園内で行事を計画するとき。

職員は交代勤務なので会えない、時間が合わないということも多いです。

しかしGoogleドキュメント(Google版Word)やGoogleスプレッドシート(Google版Excel)であれば、

共有した1つのデータにアイデアや役割などをお互い埋めていこうということで、

会わなくてもプロジェクトを進められています。

また、実際の会議の場でも、今までは資料を印刷して全員に配布をしていたのですが、

今ではプロジェクターを使用し、リアルタイムに議事録を映しつつ、

実際に手元にパソコンを持っている人は共同で書き込みながら、みんなで会議議事録をとっています。

会議中のアイデア出しの場面でも、3チームにわけて議論をしていても、

あえて1つの議事録に同時に書いていくことで、

他のチームでの議論もリアルタイムに見ることができ、一段と活発な話し合いが出来ています。

導入前に困っていた悩みが見事に解決されました!

 

Q : 素晴らしいですね!他に変わったことはありますか?

A : 職員が共有しているカレンダーのIT化ですね。

それまでは職員室に1つあるカレンダーに、小さく小さく書いていました。

小さすぎて内容を満足に書くことができなかったり、予定が変更になると書きなおすのが大変でしたね。

今回、Googleカレンダーとサテライトオフィスの組織カレンダーを導入したことにより、

職員動向、行事予定など必要な予定をすべて一覧で見れるようになりました。

また、GoogleカレンダーはGoogleマップが連動しているので、

予定を入れる時に場所の名前を簡単に入れておくだけて、カレンダーからワンクリックでナビになるのが便利です。

子どもとの外出や遠足などもマップがあるから安心ですよね。

他には、アンケート機能であるGoogleフォームをカスタマイズして毎日の日報を作成し、日々活用しています。

自動的にGoogleスプレッドシートにデータが溜まっていき、

データベースになる上に、抽出も簡単なので職員間の引き継ぎなどにも非常に便利です。

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Q : 色々とうまく活用されているんですね。職員さんへの浸透は問題なくいきましたか?

A : やり方やルールを先に決めて、たとえば「2ヶ月後からこうします」と

方針として先に発表しておくようにしました。

言い方は悪いですが、「やらないとしょうがない状態」にしましたね。

最初はめんどくさがっている方もおられましたが、わからない人はきちんと周りに聞き、

わかる人がわからない人に教えていくという空気になっていくうちに、

だんだんとみんなが慣れてきたという感じです。

慣れていくとやっぱり便利になるので、みんなGoogleの活用に対して良い反応になっていきましたよ。

元々、ITにはあまりチカラを入れていなかった分、何も使っていないまっさらな状態だったので

手間がかかる別のツールからの移行作業などもなく、「Googleってこんなに便利なんだ!」

とみんなスムーズに受け入れてくれたように思います。

ただ、唯一、プロフィールの顔写真の設定は抵抗のある方も多かったですね。

 

Q : そうですね、顔写真は私達も、無理には設定してもらわなくてもいいとお伝えしています。

逆に、Googleで不便なことや、ここは改善してほしいということはありますか?

A : 細かいことですが、子ども向けの資料は漢字にふりがなをふることがあるのですが、

Googleドキュメントではふりがなをふるルビ機能が無いのは不便ですね。

ですので、そのときはWordを使わないといけないです。

他にも対外的な資料はまだWordやExcelがほとんどで、県からの資料は一太郎もあったりします(笑)

Googleに統一できれば便利ですが、現状ではWordやExcelも必要ですし、

使い分けをしっかりしないといけないという感じですね。

 

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Q : 最後に、今後の取組の目標などがあれば教えてください。

A : まだまだすべての職員が完璧に使えているというわけではないので、まずは全員への浸透を目標としています。

もう少し詳しく目標設定をすると、全員が誰かに聞かなくてもわかるレベルぐらいまでですね。

あとは、写真管理をGoogleフォトでやりたいです。

今までは外付けHDDで管理をしていましたが、写真データは大きいので容量に限界がありました。

Googleフォトは、無制限に写真を預けられる設定があるので、写真管理が変わればまた一段と便利になりますね!

まだまだ先の話にはなりますが、将来的にはコミュニケーションのひとつとして、

子どもへもアカウントを付与して、うまく使えるようになったらいいなとも思います。

 

さざなみ学園様公式ホームページ

http://www.sazanamigakuen.org/