糀谷社会保険労務士事務所様
お客様インタビュー第4弾は、独自路線で業界内でも地位を確立されている糀谷社会保険労務士事務所様。
担当者である宮川様にGoogle Apps for Workについてお話を伺いました。
Q : 2013年9月にGoogleAppsを導入されましたが、導入までの流れを教えてください。
A : まずは導入前について、弊事務所はWindows Live Mailを使用していました。
「EMail」についてこだわりはなく、
“お客様とのコミュニケーションの１つのツール”
として活用できていれば、それで良いという状況でした。
正直、何の不自由さもありませんでした。
その時は、GoogleAppsについては無知でした。
個人的にフリーのGmailを使っていたのですが「Googleをビジネスに使えるのか？」
そのような検討すらしていませんでした(笑)
繰り返しになりますが、何の不自由さも感じてなかったので（笑）
そのような状況の中、たまたま、ShigApps株式会社の社長である村山さんが
主催されたイベントにスタッフとして参加させて頂くことになりました。
そこで私は、GoogleAppsの持つ機能を肌で感じることになります。
ここからが導入期になります。
例えば、GoogleAppsの持つ機能の１つである
スプレッドシート（Google版のExcel）ドキュメント（Google版のWord）
このシートで、イベントの参加者名簿や集金状況などの
進捗が同時に編集できたりいつでも最新情報を確認できたんです。
私はその時まで、そのような機能に出会った事がなかったので、
Googleって、こんな簡単に、このような機能を使えるのか！
という関心と共に、導入後のイメージと事業の発展を予感させる機会になりました。
そのイベントでは、Google カレンダーを使ってイベントまでの工程をみんなで共有、
その機能が大変便利で、仕事を離れた場面で、それぞれが許される時間を
最大限に生かすためのツールとしての存在感がそこにはありました。
少なくとも、GoogleAppsそのような機能を弊事務所の業務に活かすことが
出来るのではないかという思いから、GoogleAppsの導入を決断しました。
Q : ちなみに、私たちはお客様から導入前によく「クラウドはセキュリティ面が怖い」ということを言われます。
社労士事務所さんということで個人情報も多く扱われると思いますが「クラウド」に不安点はなかったんですか？
A : 弊事務所では、個人情報データをクラウド上で保管はしていません。
適切な方法で保管すれば問題はないと思いますが、クラウド上での保管はしない。
ヒューマンエラーも含めてクラウドに対する信頼度は今でも100%ではないので。
Q : なるほど。では実際に社内に導入されてから、良かった機能はありますか？
A : 弊事務所は、GoogleAppsの導入に際し、Gmailから使い始めました。
Gmailは、メールを探すときに検索できるのがなによりも有り難いですね。
タイトルや本文中からキーワードを拾ってくれるので、後々検索することを考えて、
あえて文面にきっちりキーワードを入れるようにしているんですよ。
例えば「この件ですが」ではなく「◎◎の◎◎の件ですが」のようにきっちりと書く。
それによって自分が検索するときに便利なだけではなくて、相手にもわかりやすく
伝わりますし、何よりコミュニケーションの訓練になります。
あとはGoogleカレンダーですね。
個人の予定や所内で共有カレンダーを作って、スケジュール管理をしています。
予定の１週間前にメール通知がとぶように設定をしているので、
計画的に準備ができるようになりました。
また、カレンダーに付いている施設リソース機能で配車管理もしています。
チーム、組織でビジネスを行う上では、スケジュールを共有する事、
タスクを共有する事はとても大切です。
Q : 先ほど、「Googleドライブに機密情報はあげない」とおっしゃっていましたが、
Googleドライブは活用されていないんでしょうか？
A : 個人情報以外のことに活用していますよ。
私たちだけではなく零細企業、中小企業に必要なのは情報共有だと思います。
たとえば、この会社はどこを目標に向かっていくのかということや、
必要最低限の動きを共有して個人個人が何をしているかをお互いが把握しておくことなどですね。
だから、社内会議というのはとても大切な情報共有の場です。
社内会議は報告会ではありません。
弊事務所の社内会議は
「戦略的に共有する事」「積極的に検討・判断する事」「動作の一歩目を提示する事」
を大切にしています。
現時点で、これらの事が出来ているかというと、正直、まだまだです。
でも、絶えず、このような意識は持っています。
また、社内会議は、どうしても時間が限られています。
そんなときは事前にスプレッドシートやドキュメントで内容を共有しておくと、
それだけでも十分、情報共有の質が高まりますし、会議中も議事係を決め、
リアルタイムに議事録をとってもらいながら、みんなでチェックします。
瞬時に要点やキーポイントをまとめる練習にもなり、とても役に立っています。
「情報共有」という点では、Google＋コミュニティも使っています。
リアルタイムで共有できる利便性は大変助かっています。
定期的に会社HPやFacebookなどで、企業におけるお役立ち情報を流しています。
私が役に立ちそうな情報を入手→Google＋コミュニティに投稿→WEB更新担当者がHPに掲載
このような流れで情報共有を効率的に、より波及的に行っています。
Q : 最後にGoogleAppsの導入を検討されている方へメッセージをお願いいたします。
A : 世の中、どんどん便利になっています。
取り巻く環境もめまぐるしく変化し続けています。
だからこそ、企業におけるコミュニケーションの重要性はより高まる、
私はそう考えています。
GoogleAppsをはじめとしたIT技術は、そのコミュニケーションの“一部”をサポートするもの
そういう意識を持ち続けることが、ITとの向き合い方だと思います。
あくまでもビジネスは、人の気持ちと気持ちが織りなすもの、だから、
ITの技術に依存することは極めて危険である、
その意識は大切にすべきことで、今の時代とても大切な事だと思います。
糀谷社会保険労務士
http://www.office-kojitani.com/
