ShigApps株式会社立ち上げのときからのお客様である楠亀工務店様にインタビューをさせていただきました。

楠亀工務店様は2013 年にGoogle Appsを導入、ChatWorkとの使い分けで業務改革に成功されました。

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Q:まずはGoogle Appsについて、これによって業務が一番大きく変わった!という部分はどこでしょうか?

Google版のExcelである、スプレッドシートですね。

スプレッドシートはExcelとは違い、1つのデータを共同編集することができます。

弊社では進捗管理表をみんなで共有をして、最新のものを確認しながら会議をしたりしています。

同じデータを見て、コメント機能で議事録代わりにしたりしているので、手間も印刷コストも大幅に減りましたね

 

Q:Googleドライブ全体としてはいかがですか?

Googleドライブは、名前の付け方の工夫が必須ですね。

うちでも社内でルール付けをして、 検索に引っかかるようにタイトルをつけるように心がけています。

データの順序を手動で並び替えられればいいんですが…そこは今後に期待ですね。

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Q:それ以外のGoogle Appsの機能で、特殊な使い方をされている機能はありますか?

Gmailですが、たとえばお問い合わせ用の info@〜というアドレスに届いたメールを

指定した複数人へ配信するグループ機能はありますが、

弊社ではinfo@〜のようなお問い合わせ用のアカウントを作成し、

その1つのアカウントでメールの送受信をしています。(※注1)

メリットとしては、どういうメールが来たか、

それに対しどういう返信をしたかが全てわかるというところですね。

あとは、現場などで撮った写真をメール添付で info@〜宛に送る。

するとみんなが確認できますし、データも残り続けるので、重宝しております。

「情報の通過点」といったイメージですかね。

 

Q:ChatWorkは、どのような使い方をされていますか?

社内の連絡はChatWorkを使用しています。

社内だけではなく、社外の業者様やお客様ごとにグループを作成したりしています。

お問い合わせなどはメールもありますが、

「連絡はChatWork」という社内の共通認識が強いと思います。

 

Q:ChatWorkを使う際の工夫や注意点はありますか?

To機能とRe機能の違いをうまく活用しています。

Toは誰に話しかけているかを明確にするために使うとても重要な機能です。

Toが来た場合に着信で知らせられたりするのも良いですね。

返信機能であるReは、前の文章がわかるので、どの文章の返事なのかがわかるところが便利です。

ひとつのメッセージのなかに、To機能とRe機能を同時に使えるところがいいですね。

逆に、タスクは使っていません。

タスクをふったり、自分で設定したり、機能としては便利だとは思いますが、

どこか機械的な感じがするので、弊社ではあくまでもメッセージで

「これをしておいてね」と言葉にして伝えるようにしています。

 

Q:ChatWorkの機能で、今後欲しい機能などはありますか?

ChatWorkは既読などが付かないというのが良い点だと思うのですが、

逆に「見たよ」みたいな簡単な既読ボタンがあればいいかな。

あとは、Googleドライブとの連携をもっともっと簡単に出来れば良いですね。

Androidはアップロードするときに直接Googleドライブから出来るようになったので、

非常に便利だと思います。

 

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Q:Google AppsなどのITツールを社内に広めるコツはなんだと思いますか?

リーダーが使っていくと、社員もついてきてくれると思います。

弊社では全員にスマホとMacを配布し、使ってもらうようにしました。

みんなのストレスが少しでもなくなれば、そして本来の目的に時間を割けるようになれれば、

という一心で使い始めましたが、今ではこの環境が当たり前になってきて、

逆に前のやり方やGoogle Appsを導入されていない他の企業様のやり方が想像できないほどになりました。

Google Appsが無くなったら仕事が出来ないと思います!

 

Q:最後にシガップスに一言お願いします!

有名なツールは、例えばGoogle AppsとChatWorkなど、

どんどんと連携していって自然と広まっていくかもしれません。

でもそれ以上に、まずは使ってくれる人を1人でも多く増やしていってほしいです!

 

楠亀工務店様 公式ホームページ

http://www.kusukame.com/




 

(※注1)

今回記載しました「お問い合わせ用の info@〜というアドレス」という部分に関しまして、

分かりやすいよう表記をいたしましたが実際には

楠亀工務店様のお問い合わせ用のアドレスはinfo@〜ではございません。

また、楠亀工務店様へのお問い合わせをご希望の方は、

公式ホームページよりご連絡されることをオススメいたします。