Google Keep で GTD ②GTDと大まかな流れ

GTDとは、Getting Thinking Done の略になります。

意味は「仕事を成し遂げる」です。

 

簡単に言うと、タスクとプロジェクトを整理し管理する仕組みです。

To Do リスト管理にも似ていますが少し違います。

今から、ご説明します。

 

何かの仕事、メールを書いたり、レポートを書いたりしている時、

ふと‥

頭に浮かんだことをFacebookに投稿したくなった・・

 

なんてことありませんか？

Facebookを開くと、今度はお友達の投稿が気になり、ついつい「いいね！」やコメントしたりしますよね。

 

あれ？

何してたんだっけ？

 

 



 

 

こんなことしょっちゅうあります。

 

また、仕事をしていて・・、

何か・・？

それが何かがわからないのに、もやもやする・・！

 

何かしないといけないような感覚ありませんか？

 

「なんかせなあかんよなあ・・」

 

思い出せない「何かに」頭の中を占領されて目の前の仕事に集中できない。

そんな状況ありますよねえ？

 

この状況を無いようにしていく！

それがGTDです。

 

そのためにまずやること。

「収集」です。

 

今、やりたいこと、将来、やりたいこと、

やらなくてはいけないこと、

 

頭の中にあることを出来る限り出します。

Keepのメモ機能を使って、思いつくこと全てあげます。

 



〇〇さんに電話する。

セミナーの企画をする

電池がなくなったので補充する。

来年の事業計画を練る。

ランチ会を主催したい。

いつかフェラーリを買いたい。

・・・。

 

などなど、この作業を約1時間から1時間半かけてやります。

 

けっこう大変な作業です。

 

GTDの一歩目は、頭の中に何があるのかご自身で確認してほしいのです。

 

Keepに、片っ端から書いていきます。

 

整理の方法は後ほどお伝えしますので、とにかく出します。

頭の隅から隅まで、仕事のこと、家族のこと、趣味のこと、買いたいモノ、行きたい場所などなど、全てです。

 

この作業ができたら、GTDの半分は終ったも同然です。

とにかくやってみてください。

 

 

 

GTDでまずやることは、「収集」です。

 

次に、

「処理」

「整理」

「レビュー」

「実行」

 

と続くのですが、今日はGTDをイメージしてもらうために、最後の「実行」についてお伝えします。

 

上で挙げた「セミナーの企画をする」というアイデア。

 

このメモを例にお話します。

 

いつする？

どこでする？

どんなコンセプト？

誰がプレゼンする？

ゲストは？

懇親会は？

 

などなど

 

と、いうふうに、「セミナーの企画をする」というアイデアを実現するためには、

必ず付随したタスクが生まれるものです。

 

私たちは、これらのタスクに追い立てられるのです。

会議やMTGをして、ひとつひとつ決めていく必要があります。

 

 



 

 

５月２４日（（金））13時から

八日市商工会議所で

G Suite で、会議やMTGを減らし時間を生み出す

ビイサイドワールドの永田社長

SHIGA BMW の永野部長

G Suite のデモンストレーション、働き方改革とは？

懇親会は商工会議所近くの楓江庵さん

 

会議では、次に、それぞれ担当を決めます。

 

会場の手配を三浦さん、その期限はいついつまで　とか

永田さんと打ち合わせ、そのためのアポ。その時、必要な資料の作成。とか

挨拶の原稿を、Google ドキュメントで、いついつまでに作成。とか

プレゼンをGoogle スライドで作成。原稿を作成し、社内でチェック。

チェックはいついつ何時から・・

お店に、三浦が電話予約、期限はいついつ・・

 

みたいなより詳細なタスクを決めて行きます。

 

何がいいたいかというと、

 

誰かの頭のなかで浮かんだアイデアを実現するまでに、

無数のタスクが生まれるということです。

 

そして、１つひとつのタスクには、

「いつ」＝期限、「誰」＝人、「どこ」＝場所、「どれ」＝ツールが、割り当てられます。

 

例えば、

4月5日までに、三浦が、事務所から、電話で永田さんにアポを取る。

4月12日までにチラシの原稿を作成し、商工会議所の担当者に校正を依頼し、OKが出たら入稿する。

4月末までに、村山は、事務所のMacで、Google ドキュメントで原稿の草案を作成する。

4月12日に告知サイトを公開するので、4月10日までには、三浦が、事務所の電話を使い懇親会会場の楓江庵さんに予約をする。

 

といったタスクを、それぞれが自分の時間を使いこなしていく。

つまり、仕事を進めています。

 

こういった一連のタスクを Google Keep で整理することで、

思い出せない「何か」に惑わされることなく、今、目の前にあるタスクの「実行」に集中ができるのです。

 

次回のメルマガでは、「実行」の前の準備の部分

 

「処理」

「整理」

 

の部分をお伝えします。

 

また、Keepのラベル機能を使って、

「いつ」＝期限、「誰」＝人、「どこ」＝場所、「どれ」＝ツールを、よりかんたんにタスクに割り当てる方法やをご紹介します。

 

ちなみに、

今日の内容で例に出した「社員数30名までの中小企業のための G Suite セミナー」のfacebookイベントページはこちらです。

↓↓↓

https://www.facebook.com/events/591275764708052/