Google ドキュメントエディタのテンプレート機能はむっちゃ便利！

本日のテーマはGoogle ドキュメントエディタで使えるテンプレート機能のお話しです。

先に断っておきますが、この機能は、G Suite（プラン問わず）、Google Workspace Business Standard 以上のプランを契約中のユーザーだけが使える機能です。

今日お伝えする内容は、ネットで探してもなかなか出てこない情報です。
こういう裏技は公開されていません。

ビジネスに使えるテンプレート、雛形ともいいますね。
皆様の会社でも様々なテンプレートがあると思います。

見積書、請求書、納品書といった営業書類。
有給休暇届け、物品購入申請、出張申請といった申請書類。
こういった書類は、スプレッドシートやドキュメントにしておくととても便利です。

僕は行政や産業支援プラザといった役所に提出する書類、Wordが多いのですが、全てドキュメントに変換しています。

セミナーに使うスライドもテンプレートを用意しています。
スライドはA4チラシのテンプレートを作っています。

あ、マッキンゼーがコンサルティングの際に使うA4ノートのテンプレートもなかなか使えるツールです。

A4ノート


またフォームで、内覧会のアンケート、イベント参加フォームなどのテンプレートを用意しておくのもとても便利です。

ここまで書いた Google ドキュメントエディタで作成したデータをテンプレートとして保存しておく方法をお伝えします。

あ、Google ドキュメントエディタとは、Google ドキュメント、Google スプレッドシート、Google スライド、Google フォーム、Google サイトのことです。

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まず、どこにそのテンプレートがあるかというと・・

先ず、Chrome にGoogle アカウントでログインします。

各ドキュメントを新規作成する際、Google ドライブから新規作成するのではなく、
各アプリケーションから新規作成します。

これが、今日お伝えすることのひとつ目のコツになります。

文書作成は、
https://docs.google.com/document/

スプレッドシートは、
https://docs.google.com/spreadsheets/

スライド（プレゼンテーション）は、
https://docs.google.com/presentation/

フォームは、
https://docs.google.com/forms/

サイトは、
https://sites.google.com/

が、それぞれの新規作成できるURLになります。

今日は、スライドの新規作成画面から先程のマッキンゼーのA4ノートをテンプレートとして保存する方法をお伝えします。


まず、A4ノートを開いてください。

https://goo.gl/1MfTJc

そして、［ファイル］から［コピーを作成…］してください。
コピーされたファイルはマイドライブに保存されるはずです。

次に、
アプリからスライドを開くか、下のURLにアクセスします。
https://docs.google.com/presentation/

アクセスすると、左上の方に、［新しいプレゼンテーションを作成］の下に、白地に赤青緑黄の［＋］マークが出ていて、その右隣に Google から提供されている様々なテンプレートが並んでいると思います。
（※何も出てこない人もいるかもしれません。）

ここに先にお話した様々なテンプレート（雛形）を登録していきます。

右上の［テンプレートギャラリー］を押してください。
すると、［全般］と［貴社名］※弊社ではSHIGAPPSとがあると思います。

［貴社名］のタブを選んでください。

右上に［テンプレートを送信］が出てきますのでクリックしてください。

［プレゼンテーションを選択］から、ここでは「A4提案書Template」を検索し選択してください。カテゴリーは色々ありますので、「ベーシック」か「レポート＆企画書」を選び、［送信］を押します。

すると、しばらくすると・・

テンプレートに「A4提案書Template」が追加されます。


テンプレートは、貴社ドメイン内のすべてのユーザーが使えるテンプレートになります。
ここから開くとコピーせずに新しい申請書やフォーマットが新規作成されますのでとても便利になると思います。


文書作成もスプレッドシートも同じ要領になりますので、自社にたくさんある書類や雛形をテンプレートにあげてください。


あ、最後に、テンプレートそのものを編集したい場合です・・。

編集したいドキュメントをテンプレートギャラリーから探し、タイトルの右横の［︙］から［編集］を押すと編集できます。（※自分がオーナーのドキュメントのみです。）


お時間がある時に試してみてくださいね。