メールの生産性向上

ShigApps の仕事は、はたらくをイノベーション。
つまり、働き方を改革することです。

中小企業ではたらく人の、働き方を改革し生産性を向上することです。

もっと言うと、生産性を向上させ、時間を生み出す。
そのためにいろいと工夫しているのです。


業務改革を図り、より効率的なツールを使うことで、「時間」を生み出すのですが、
さて、みなさんは自分の「時間」を何に使っているかご存知でしょうか？

朝、出社し一番にやることはなんですか？

メールチェックですか？
スケジュール確認ですか？

社員一人ひとりに挨拶でしょうか？
会議のための資料作成ですか？

Facebookのチェックですか？
ブログの更新ですか？

このブログを読んでいただいているみなさんのお立場であれば、やはり業務時間の多くはパソコンもしくはスマホの画面の中にあることと思います。

Google は、時間の使い方をとても大事にします。

「何に時間を取られているのでしょう？」
というところにフォーカスするのです。

平均的知識労働者は以下の様に時間を使うのだそうです。

１．メールを読んだり、返信に・・・28％
２．情報の検索と収集に・・・19％
３．社内の連携（会議やMTG）に・・・14％
４．職務固有のタスクに・・・39％


つまり、「実際の仕事」に割いているのは、わずか39％しかなかったということです。

どうでしょう？

メールに28％、134分、2時間以上の時間をメールに費やすのです。


実際にメールも書き始めると、下書き、校正などに1時間以上かけています。
1回で、です。

問い合わせへの返事、新規お客様への見積もりなど、時間をかけてメールを作ります。

「1通のメールが来ると約25分の作業時間が奪われる」このセッションのスピーカーはこんなことも言ってました。それだけメールは他人の時間を奪っているのですよ。って・・

ですので、このメルマガも価値あるものにしないと、みなさんの時間を奪うだけのものにならないよう心がけています。

メールは読んだり、書いたりだけではありません。
メールをフォルダに整理したり、メールを探したり、これもメールに奪われる時間です。

こういった時間こそ無駄な時間です。

Gmailの自動仕分け機能やメール検索機能を使い無駄な時間を削ぎ落としましょう。
タイトルや本文に「見積もり」というキーワードが含まれていたら「見積もり」というラベルを自動的に貼り付ける事ができることはみなさんご存知だと思います。

「見積もり」「請求」「確認」「明細書」「お得意様」といったラベルを作っておくといいと思います。

これだけで、受信トレイの中の情報を、視覚的に判断でき、やるべきことが明確になるのではないでしょうか？


受信トレイを開き、順番にメールをチェックします。

返信が必要なメールには「要返信」のラベルを貼っていきます。

仕分けが済んだら「要返信」ラベルをクリックし、上から順番に返信していくのです。


面倒くさいこと100回しないといけない状況を、
面倒くさくならない様に、時間をかけて設定してみてはいかがでしょうか？

その設定ができれば、部下や同僚にその設定を広めて行ってください。

働き方改革はチームでやらないと意味がありません。

1人の10分が、チームのための10分になれば最高ですね。


「小さい便利」の積み重ねで、時間を作って行く感じです。

今日は、メールについてお届けさせていただきました。


試してみてください。