中小企業のための働き方改革 ～通常業務を傍楽に変える～

働き方改革を簡単に説明すると下記の3つがポイントとしてあげられます。




日本人は働きすぎている割には労働生産性が低い！と言われている状態を改善してくとともに、少子高齢化に伴い労働力人口が減少していくことが予想される未来に対して、短時間労働者の給料を上げ、様々なシーンで働くことのできる環境を整えていこう！というのが狙いです。




OECD（経済協力開発機構）がまとめた2015年の統計によると、日本における就業者1人当たりの年間実労働時間は1,719時間となり。ランキングでは38か国中11位という結果でした。
結果だけ見ると「言われるほど長時間労働を行っていないんじゃない？」と思われますが、これは短時間労働者（パートタイマーなど）を含んでいるからです。

同じく、OECDの2016年の調査で、全就業者に占める短時間労働者の割合をみると、日本は22.8％で5位となり、かなり高い位置にあります。
厚生労働省「毎月勤労統計調査」2017年の調査によると、短時間労働者の労働時間は平均で年間1,033時間、これに対しフルタイムの一般労働者労働時間は平均年間2,026時間で大きな開きがあります。

一般労働者の労働時間はここ20年間2000時間を下回ることがなく、短時間労働者の数が約2倍になったことから、就労時間の減少は短時間労働者の増加が大きく影響していると考えられ、正社員などの一般労働者は依然「働きすぎの状態である」といってもよいでしょう。






総務省「2017年労働力調査」によると、2017年の労働力人口は6720万人となり、2007年から2017年までの10年間で2017年はもっとも労働力人口が高い年となりました。逆に、学生や主婦、高齢者を含む非労働力人口は減少しています。
これは「働き方改革」にともなう企業努力の賜物で、短時間労働者に対する働き方の多様化が進んがことが原因ですが、従業員を確保するにはより多様な働き方ができる環境を整備しなければ、従業員がなかなか集まりにくくなっていることも示唆しています。




長時間労働を是正するために、多くの企業がノー残業DAYの設置といった残業時間のコントロールに力を入れています。夜10時になったら事業所の照明や電源をすべて落としてしまう会社も多くなってきました。しかし、これは「対処療法」であり抜本的な「解決策」になっていないのではないでしょうか？




Aさんは月間売上100万円、定時の労働時間が160時間（月20日×8時間）、残業を40時間行って月26万円（固定給20万円+残業代6万円）もらっていたとします。この時の労働生産性は100万÷200時間の5,0000円/時間となります。
ちなみに、日本生産性本部によると2017年の日本人の労働生産性は時間当たりが4733円となり、OECD加盟36カ国中20位と発表されています。




残業時間のコントロールによりAさんの残業時間が0時間になった場合
会社の売上も80万と下がり、Aさんの給料も20万円に減ってしまいます。




残業時間分を定時時間内で頑張って労働採算性を10％向上させた場合
会社の売上は100万円になりますたが、なかなか10％の売上向上は難しいものです。





日々の業務にイノベーションをおこし「生産性向上」を目指す環境を作っていくことが必要です。
私たちはこの環境づくりに「ITツールを使った環境改善」をおすすめします。







日々業務を進めていくに当たり、メールの整理、時間調整、会議（ミーティング）や探し物（メール、ファイル、名刺）など定形作業・ルーティン作業、オペレーショナルな業務に多くの時間が使われています。




マッキンゼーの調査によると必要な情報にたどり着くために費やす時間は約20％あり、アイデアを生み出すための時間は全体の5％しかないと報告されています。つまり、業種、業態、規模に関係なく、オペレーショナルな業務が多くの時間を奪っているのです。




以前は業務他改善を行うプラットフォームづくりとして導入されるITツールは大変高価なものでした。しかし近年は大変安価に導入することができ、かつ様々な業務に対応できるよう多様化しています。
これがITツール導入をおすすめする理由です。皆さんの時間を奪っている定形作業・ルーティン作業、オペレーショナルな業務をサポートし削減してくれます。

人材を確保することも難しくなり、3人で行わなければならない仕事を2.5人や2人で行わなければならない中小企業にとっては救世主になるでしょう。
また、ITツールは時間調整や会議もスリム化してくれ、従業員の多様な働き方に応えてもくれます。





従業員・企業のどちらかのために実施するのではなく、従業員・企業が一体となって「従業員の幸せ･成長と、企業としての生産性・創造性の向上」をめざしていきます。
そのために、付加価値の高い仕事に従事するための業務改善と業務フローの構築。多様な人材が活躍できる環境の整備。新しい価値を生み出すことができる創造性の高い取り組みが行える地盤を作っていきます。





ITツールは様々なものがリリースされています。通常業務をサポートするものから、顧客へのアプローチを強化するもの。自宅での業務を可能にしたり、外出先でのアプローチをスムーズにするなど様々です。

いろいろできるものではありますが、現在の業務を完全自動化するものではなく、サポートするものと考えていただいた方がより有効に活用することができます。つまり、業務に即したツール選択とセットアップ、使い方の習得が必要で、「便ラリだから」と高度ではあるものの不要なツールの使用は逆に業務負担を増やす可能性があるため注意が必要です。





政府も多様な補助金や助成金を用意しており、用途によっては利用できるものがあります。弊社は多くのITツール導入と利用研修の実績を有していますので、弊社からご提案できるものもあります。
この補助金や助成金は突然終了してしまう可能性がありますので早めの検討が肝心です。

とはいえ、インターネットやIoT、ITを利用するシステムは「簡単に導入できる」「すぐに使いこなすことができる」と思われがちです。確かに他のサービスよりは使いやすく、効果もすぐに実感することができます。また柔軟性も高いことから、自分なりの使い方をすることも可能ですが、あまりに簡単に利用を始めると「つかえなかった」で終わることも・・。

充実した研修制度を利用して一歩づつ確実に業務を改善し「自社オリジナルの働き方改革」を完成していきましょう。