オフィスのクラウド化をすすめるコツ

1つ目は、クラウドツールの選定です。

オフィスをクラウド化すると言っても

何から始めるのかわからない‥。

という経営者様は多いと思います。

まず、どういった業務がクラウド化できるのか?

を見ていきます。
  1. メールやファイル共有などのインフラ環境の上で行うオペレーション業務。
  2. ワークフローや勤怠などの人事関係の業務。
  3. 顧客管理・営業支援などの販促支援のための業務。
  4. 会計・請求書発行などの財務関係の業務。
  5. 業種別のツール。

などが、クラウド化できる業務として上げられます。

1つずつ見ていきます。

業種、業態、規模に関係なくどんな会社でも必要なオペレーション業務。

インフラ環境が大きく関わってきます。

この業務をクラウド化することで、社員の生産性が向上します。

オペレーション業務のクラウド化無しに、他の業務をクラウド化しても意味がないと言ってもいいのかもしれません。

ワークフローや勤怠管理もクラウド化は進んでいます。

ある社員が有給休暇届けを申請すると上長にメールが飛びます。「承認」するとその上の上長にメールが飛ぶ・・・最終決済者まで紙はいっさい必要としません。

勤怠管理も交通系のICOCAやSUICAで打刻され、月末にCSVデータに出力。と、いった仕組みです。

顧客管理(CRM)、営業支援(SFA)は Zoho や Salesforce は有名ですね。

ちなみに ShigApps では、Zohoを導入しています。

クラウド会計は、マネーフォワードやfreeeが有名で、どちらも請求書作成ができたり、入金時に消し込み作業も自動化できるようです。銀行のシステムと連結され、入金情報も自動で入力される‥なんてことになっているんです。

 

1のオペレーション業務のクラウド化に何を選ぶか!?

これが1番大事になるんです。

答えは‥

G Suite ということになるのですが、

理由は、たくさんあるのですが、ここでは②③④の業務への拡張性があることをお伝えしたいと思います。

クラウド化を進める決断をした際、短期的視点、長期的視点を考えなければいけません。

まず短期的に①を整えて、長期的に②、③、④という順番で進めることが大事なんです。

全部いっぺんにやろうと思うとうまくいきません。

断言できます。

シングル・サインオンという言葉をご存知でしょうか?

一つのIDとパスワードですべてのクラウドアプリにログインができることを言うのですが、

①に G Suite を選択すると

メール、カレンダー、ドライブなどはもちろんですが、

②のrakumoワークフロー、キンタイに、

③のZoho CRM(顧客管理・営業支援)に、

④のZoho インボイス(見積もり・請求書作成)に、


すべてのアプリケーションがG Suite アカウントに紐づくのです。

この便利さ❗すごさ❗スピード❗

僕の言い回しで伝わるか、ちょっと心配ですが、

ほぼほぼ、Chrome だけで仕事が完結してしまうということなんです。

思い出してください。

パソコンを初めて導入した日のことを‥。

Excelを起動し、初めて請求書を作った日のことを‥。

Outlookで初めてメールを送信した日のことを‥。

電源を入れ、インターネットに初めて繋がった日のことを‥。

ワクワクしましたよね。

 

そして、徐々にオンプレミスの業務系アプリを導入しましたよね。

弥生、商管、CAD、Adobe・・。

順番があるんです。

クラウドを導入するのは、初めてパソコンを導入することと同じなのです。

慌てずに、まずは、世界一のIT企業が作った、そして、世界一のIT企業で働く人たちが使って成果を出し続けている G Suite を騙されたと思って導入してみてください。